AFAS: veelvoorkomende fouten

Deze pagina beschrijft fouten die je bij AFAS in de activiteiten kunt zien, met de oorzaak en de oplossing. Zoek de melding op die je ziet. Een fout bij het inloggen, een gepauzeerde of gestopte flow en het opnieuw proberen van mislukte records staan in de algemene artikelen: Verbinding en inloggen, Status van een flow en Mislukte records.

Het artikel bestaat niet in AFAS

Melding: "Failed to process SalesOrder: ..." met de tekst dat de orderregel een product met een Sku bevat dat niet bestaat in het doelsysteem.

Oorzaak: een orderregel bevat een product dat APIcenter niet in AFAS vindt. Dit geldt voor orders die je als order, offerte of directe factuur verstuurt, en voor inkooporders. APIcenter zoekt op de Itemcode, tenzij je in de flow hebt gekozen om op barcode of alternatief artikel-ID te zoeken. Alleen de regel voor verzendkosten mag ontbreken, als je daarvoor een itemcode hebt ingesteld.

Oplossing:

1. Open de details van de mislukte activiteit en kijk welk product en welk regelnummer in de melding staan.
2. Controleer in AFAS of dit artikel bestaat, met precies dezelfde Itemcode (of barcode, of alternatief artikel-ID).
3. Maak het artikel aan in AFAS, of stuur het eerst met de flow Producten naar AFAS sturen.
4. Controleer de koppeling van de productcode in de mapping van de flow.
5. Probeer het record opnieuw, zie Mislukte records.

Zie ook Verkooporders naar AFAS sturen.

De order bestaat al in AFAS

Melding: "The order with order number: '...' was found!"

Oorzaak: APIcenter controleert voor het aanmaken of de order al in AFAS staat. Dat doet APIcenter op het ordernummer, of op de referentie als er geen ordernummer is. Is de order gevonden, dan maakt APIcenter hem niet opnieuw aan. Zo ontstaan geen dubbele orders. Dit gebeurt ook bij forecasts en inkooporders.

Oplossing:

1. Zoek de order in AFAS op het ordernummer of de referentie uit de melding.
2. Staat de order er al terecht, dan hoef je niets te doen.
3. Is het een andere order met hetzelfde nummer, controleer dan in de mapping van de flow welk veld je naar het ordernummer en welk veld je naar de referentie stuurt, en zorg dat die uniek zijn.

De order voor verwijdering bestaat niet

Melding: "Order not found for deletion: '...'!"

Oorzaak: de order heeft een van de statussen die je hebt gekozen om orders te verwijderen, maar APIcenter vindt de order niet in AFAS. De order is er dan niet, of het ordernummer of de referentie in de mapping is niet juist.

Oplossing:

1. Controleer of de order in AFAS bestaat.
2. Controleer in de mapping van de flow of het veld voor het ordernummer of de referentie goed is gekoppeld.
3. Gebruik je het verwijderen van orders niet bewust, controleer dan de instellingen Enable order deletion en Delete orders with states van de flow.

De klant ontbreekt of is niet aangemaakt

Melding: "Customer not found in target system!" (bij de flow voor terugbetalingen), of "Newly Created: Debtor: ... not found".

Oorzaak: bij een terugbetaling moet de klant al bestaan in AFAS. APIcenter maakt die niet aan. Bij een order maakt APIcenter een nieuwe klant aan en zoekt die daarna op e-mailadres. Vindt APIcenter de nieuwe klant niet, dan is de klant in AFAS niet aangemaakt, ook al gaf AFAS geen fout. De klant is dan vaak niet aangemaakt omdat de UpdateConnectoren voor klanten ontbreken in de App connector, of omdat het e-mailadres niet is opgeslagen.

Oplossing:

1. Controleer in de App connector bij UpdateConnectoren of de connectoren voor klanten en contacten erin staan. Zie AFAS koppelen, stap 2.
2. Controleer in AFAS of de klant bestaat en of het e-mailadres klopt met dat uit de order.
3. Bij een terugbetaling: stuur eerst de klant of de order naar AFAS en probeer dan opnieuw.

Zie ook Terugbetalingen naar AFAS sturen.

Geen landcode in de gegevens

Melding: "No country code found in data!" of "No country code was found in the data"

Oorzaak: voor het aanmaken van een klant of adres in AFAS is een landcode nodig. Die ontbreekt in de gegevens van het bronsysteem, of de mapping is niet ingesteld.

Oplossing:

1. Controleer in het bronsysteem of de klant of het adres een land heeft.
2. Controleer in de mapping van de flow of het landveld is gekoppeld aan het veld voor de landcode van AFAS.
3. Probeer het record opnieuw.

De leverancier ontbreekt

Melding: "Supplier not found in target system!" of "Newly Created supplier not found"

Oorzaak: bij een inkooporder zoekt APIcenter de leverancier op debiteur- of leveranciersnummer en op e-mailadres. Is de leverancier er niet en staat het aanmaken van leveranciers uit (Allow creating new supplier), dan stopt de flow met de eerste melding. Maakt APIcenter de leverancier aan en kan die daarna niet worden gevonden, dan krijg je de tweede melding.

Oplossing:

1. Maak de leverancier aan in AFAS, of zet Allow creating new supplier van de flow aan.
2. Controleer bij het aanmaken of de UpdateConnectoren KnPurchaseRelationOrg en KnPurchaseRelationPer in de App connector staan.
3. Zorg dat de gegevens een e-mailadres of landcode bevatten.

Zie ook Inkooporders naar AFAS sturen.

Verplichte velden ontbreken

Melding: de melding "Validation of required fields failed" met de tekst "At least one of the following fields needs to be present"

Oorzaak: een verplicht veld ontbreekt in de gegevens uit het bronsysteem. Bij het versturen van een order als financiële mutatie, of bij het verwijderen van een order, is een ordernummer of referentie nodig. Bij een inkooporder is een e-mailadres of landcode van de leverancier nodig. Bij orders (behalve financiële mutatie en forecast) moet er minimaal één orderregel zijn, met een Itemcode.

Oplossing:

1. Open de details van de activiteit en kijk welke velden de melding noemt.
2. Controleer de mapping van de flow en zorg dat die velden zijn gekoppeld.
3. Controleer in het bronsysteem of de gegevens deze velden hebben.

Deze manier van versturen wordt niet ondersteund

Melding: "Sending order as ... is not supported"

Oorzaak: de instelling Send Order as heeft een waarde die APIcenter niet kent. De opties staan in de instellingen van de flow.

Oplossing: kies een van de opties in de instellingen van de flow en probeer het opnieuw. Zie Verkooporders naar AFAS sturen.

Het bovenliggende product ontbreekt

Melding: "Parent product: '...' not found!"

Oorzaak: bij het ophalen van producten is een product een variant van een hoofdproduct, maar APIcenter vindt het hoofdproduct niet in AFAS. De verwijzing naar het hoofdproduct staat in het veld linkMainProduct van de variant.

Oplossing:

1. Controleer in AFAS of de variant de juiste Itemcode van het hoofdproduct heeft.
2. Controleer of het hoofdproduct bestaat in AFAS.
3. Probeer de flow opnieuw. Gebruik je geen varianten, dan kun je in de flow kiezen om alleen enkelvoudige producten op te halen.

Zie ook Producten uit AFAS ophalen.

Te veel verzoeken

Melding: "Request Limit Application", met de status gepauzeerd (HTTP-code 429)

Oorzaak: AFAS geeft aan dat APIcenter te veel verzoeken in korte tijd doet. De flow pauzeert dan.

Oplossing: wacht tot de flow zelf weer verdergaat. Zie Status van een flow.

De verbinding of de rechten werken niet

Melding: een fout van AFAS bij het ophalen of versturen van gegevens, terwijl de testverbinding eerder wel werkte.

Oorzaak: de client secret is verlopen, de App connector is geblokkeerd, of een connector of filterautorisatie ontbreekt voor de gebruikersgroep.

Oplossing: zie Verbinding en inloggen en de sectie "Veelvoorkomende problemen" in AFAS koppelen. Controleer vooral de vervaldatum van de client secret, of Geblokkeerd is aangevinkt en of de connector in de App connector staat.