Alles over Recras
Recras: Verkooporders ophalen uit Recras
Haal facturen op uit Recras als verkooporders, met de klant, de contactpersonen en de factuurregels, en stuur ze door naar een ander systeem.
Bijgewerkt op 9 november 2026
Deze flow haalt facturen op uit Recras en geeft ze als verkooporders door aan een andere applicatie, bijvoorbeeld een boekhoudpakket. Gebruik deze flow als facturen in Recras worden aangemaakt en een ander systeem ze moet verwerken.
Zo werkt het
- APIcenter haalt de facturen op uit Recras die op of na de datum van From what date do you want to retrieve orders? staan. De facturen komen oplopend op datum binnen, pagina voor pagina.
- Met Process orders with states kies je welke facturen APIcenter ophaalt. Recras kent de statussen
concept,betaald,deels_betaaldenverzonden. Kies je geen status, dan haalt APIcenter alle facturen op. - Een factuur die APIcenter al heeft opgehaald, wordt niet opnieuw doorgegeven.
- Bij elke factuur haalt APIcenter de volledige factuur op, met de klant en de factuurregels. Een groep in de factuurregels wordt vervangen door de regels uit die groep. De orderregels bevatten dus alleen de losse regels.
- Daarna past APIcenter de filters toe die je bij de flow hebt ingesteld.
- Mislukte facturen kun je opnieuw proberen. APIcenter haalt dan de factuur nog een keer op met het factuur-ID. Zie Mislukte records en opnieuw proberen.
Wat de data mapping omvat
Standaard geeft APIcenter het volgende door:
- Het factuur-ID, het factuurnummer als ordernummer, het veld
reference_externalvan Recras als orderreferentie en de status van de factuur zoals Recras die geeft. - De factuurdatum, als aanmaakdatum en als wijzigingsdatum.
- De opmerking van de factuur en de betaaltermijn.
- Het totaalbedrag van de factuur inclusief btw.
- De klant: ID, naam, btw-nummer, website en adres met plaats, postcode, provincie en land.
- De contactpersonen van de klant: ID, voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, telefoon en mobiel nummer en adres.
- Per factuurregel: de naam, het product-ID, het aantal, de prijs, het btw-percentage, de korting, het totaalbedrag en het btw-bedrag.
Een concept-factuur heeft in Recras nog geen factuurnummer. Het ordernummer is dan leeg.
Meer velden van de factuur voeg je toe onder Data mapping, zoals het boeking-ID, het aantal personen, de klantreferentie of de datum waarop de factuur wordt verstuurd. Zie Data mapping.
Wat je eerst nodig hebt
- Recras is gekoppeld. Zie Recras koppelen aan APIcenter.
- De andere applicatie van de integratie kan verkooporders ontvangen.
Tips
- Moet je facturen verder filteren? Zie Filters.
- Ontbreekt een factuur in het doelsysteem? Controleer de status en de datum van de factuur in Recras en de instellingen Process orders with states en From what date do you want to retrieve orders? van deze flow.
- Komen de bedragen niet overeen met je andere applicatie? Controleer onder Data mapping welk veld van Recras aan welk bedragveld is gekoppeld.
Hieronder vind je alle instellingen van deze flow, elk met een eigen uitleg.
Instellingen
De instellingen die je in het dashboard ziet, met wat elke instelling doet.
Stop flow when mapping of fields fails
Datamapper SettingsBepaalt wat er gebeurt als een veld bij het mappen van de gegevens niet kan worden omgezet. Staat de instelling aan, dan stopt de flow met een foutmelding. Staat de instelling uit, dan gaat de flow verder en wordt dat veld overgeslagen. Standaard staat deze instelling aan.
Process orders with states
FiltersKies hiermee welke facturen APIcenter bij Recras ophaalt. Recras filtert zelf op de status van de factuur, dus dit filter werkt los van de mapping. De waarden zijn concept, betaald, deels_betaald en verzonden. Kies je meer waarden, dan haalt APIcenter de facturen met een van die statussen op. Kies je niets, dan haalt APIcenter alle facturen op.
Enable URL Encoding of data in the endpoints of the source application
General flow settingHiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de bronapplicatie, dus bij flows die gegevens ophalen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.
Enable URL encoding of data in endpoints
General flow settingZet dit aan als er speciale tekens in de data staan die in het adres (de URL) van een verzoek terechtkomen, zoals in een SKU of categorienaam. De waarden worden dan URL-gecodeerd, zodat het verzoek niet misgaat. Met Enable URL Encoding of data in the endpoints of the source application en Enable URL Encoding of data in the endpoints of the target application bepaal je voor welke kant dit geldt. Standaard staat dit uit.
Use administration mapping table
General flow settingZet dit aan om de administratie om te zetten met een koppeltabel tussen de twee applicaties. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.
What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table
General flow settingHier kies je wat er gebeurt met een administratie die niet in de koppeltabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde leeggelaten, bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde uit Default administration id gebruikt, als je die hebt ingeschakeld. Deze instelling werkt alleen als Use administration mapping table aanstaat. Standaard is Standaardwaarde gebruiken gekozen.
Notifications Email address
NotificationsVul hier het e-mailadres in waarnaar APIcenter meldingen stuurt over mislukte activiteiten van deze flow. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter bij Direct het e-mailadres van je account. Er is geen standaardwaarde.
Notifications Slack webhook
NotificationsVul hier de Slack-webhook van je Slack-werkruimte in om meldingen over mislukte activiteiten ook in Slack te ontvangen. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan stuurt APIcenter geen Slack-melding. Er is geen standaardwaarde.
Notifications frequency
NotificationsKies hoe vaak APIcenter meldt dat activiteiten van deze flow zijn mislukt. Bij Direct volgt de melding zodra een activiteit mislukt. Bij Elke 30 minuten, Elk uur, Dagelijks en Wekelijks stuurt APIcenter een overzicht van de mislukte activiteiten die nog niet gemeld zijn. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Standaard is dit Direct.
Receive Notifications
NotificationsZet dit aan om een melding te krijgen als een activiteit van deze flow mislukt. Met Notifications frequency bepaal je hoe vaak je de melding krijgt, en met Notifications Email address en Notifications Slack webhook waar die naartoe gaat. Standaard staat dit uit.
Amount to process
Run behaviourDit is het maximale aantal items dat de flow in één run ophaalt en verwerkt. Verhoog het aantal als er veel gegevens zijn, verlaag het als een run te lang duurt. De standaardwaarde is 10.
From what date do you want to retrieve orders?
Run behaviourAPIcenter haalt alleen facturen op waarvan de factuurdatum in Recras op of na deze datum ligt. APIcenter gebruikt alleen het datumdeel: de tijd telt niet mee. Bij een nieuwe flow staat de datum op 1 januari 2026.
Initial run done for the flow
Run behaviourHier staat of de eerste run voor het importeren van items van deze flow klaar is. Flows die een cachebestand gebruiken, zetten deze instelling zelf aan na de eerste run. De standaardwaarde is uit.
Last execution time
Run behaviourHier staat het moment waarop de flow voor het laatst is gestart. APIcenter vult dit zelf in na elke run en gebruikt het om te bepalen wanneer de flow weer mag draaien. Je hoeft dit normaal niet te wijzigen. De standaardwaarde is 1980-01-01T00:00:01: de flow heeft dan nog niet gedraaid.
Maximum number of pages to retrieve
Run behaviourDit is het maximale aantal pagina's dat de flow in één run ophaalt. Het aantal items per pagina stel je in bij Use page size. De standaardwaarde is 20.
Run at specific times
Run behaviourHier kies je vaste tijden van de dag waarop de flow ook moet starten. Je kunt meerdere tijden kiezen, in stappen van 15 minuten. Er is geen standaardwaarde.
Use page size
Run behaviourDit is het aantal items dat de flow per API-verzoek ophaalt. Samen met Maximum number of pages to retrieve bepaalt dit hoeveel items één run kan ophalen. De standaardwaarde is 50.