Alles over Quickbooks
QuickBooks: Grootboekrekeningen naar QuickBooks sturen
Verwerk saldi van grootboekrekeningen in QuickBooks met een journaalpost. De rekeningen moeten al in QuickBooks bestaan.
Bijgewerkt op 9 november 2026
Deze flow verwerkt saldi van grootboekrekeningen uit een andere applicatie in QuickBooks. APIcenter maakt daarvoor een journaalpost (journal entry) aan.
Zo werkt het
- APIcenter haalt eerst alle grootboekrekeningen uit QuickBooks op.
- Elke rekening uit de brongegevens wordt in QuickBooks gezocht op naam. Heeft de rekening geen naam, dan zoekt APIcenter op het rekeningnummer. De rekening moet dus al in QuickBooks bestaan: APIcenter maakt geen nieuwe rekeningen aan.
- Heeft een rekening een bovenliggende rekening, dan zoekt APIcenter die in QuickBooks op naam en daarna op rekeningnummer. Is de bovenliggende rekening nergens te vinden, dan mislukt de flow.
- Per rekening berekent APIcenter het verschil tussen het nieuwe saldo uit de brongegevens en het huidige saldo in QuickBooks. Dat verschil wordt een regel in de journaalpost. Een verschil boven 0 wordt een debetboeking, anders een creditboeking.
- Standaard geeft de mapping het rekeningnummer, de alias, de omschrijving, de bovenliggende rekening, de btw-code, de status actief, de valuta, het bedrag en de gegevens van het dagboek door. Zie Data mapping.
Wat je eerst nodig hebt
- QuickBooks is gekoppeld. Zie QuickBooks koppelen aan APIcenter.
- De grootboekrekeningen en hun bovenliggende rekeningen bestaan al in QuickBooks.
- De andere applicatie van de integratie kan grootboekrekeningen met saldi versturen.
Tips
- Krijg je de melding dat een rekening of bovenliggende rekening niet is gevonden? Zie QuickBooks: veelvoorkomende fouten.
Hieronder vind je alle instellingen van deze flow, elk met een eigen uitleg.
Instellingen
De instellingen die je in het dashboard ziet, met wat elke instelling doet.
Bepaalt wat er gebeurt met een waarde die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten, bij Waarde gebruiken wordt de oorspronkelijke waarde gebruikt en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de ingestelde standaardwaarde gebruikt. De instelling werkt alleen als File Header Mapping aan staat. De standaardkeuze is Standaardwaarde gebruiken.
Default administration id
General flow settingHet administratienummer (de administratie-ID) dat als standaard wordt gebruikt voor de order of het record. Het wordt ingevuld als Make use of a default administration id aanstaat en de data zelf geen administratie bevat, of altijd als Force the usage of the default administration id aanstaat.
Force the usage of the default administration id
General flow settingZet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Default administration id te gebruiken, ook als de data zelf al een administratie bevat. Staat dit uit, dan wordt de standaardwaarde alleen gebruikt als de data geen administratie bevat. Dit werkt alleen als Make use of a default administration id aanstaat.
Make use of a default administration id
General flow settingZet dit aan om een standaard administratie-ID te gebruiken. De waarde komt uit Default administration id en wordt ingevuld als de data zelf geen administratie bevat. Standaard staat dit uit.
Use administration mapping table
General flow settingZet dit aan om de administratie om te zetten met een koppeltabel tussen de twee applicaties. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.
What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table
General flow settingHier kies je wat er gebeurt met een administratie die niet in de koppeltabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde leeggelaten, bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde uit Default administration id gebruikt, als je die hebt ingeschakeld. Deze instelling werkt alleen als Use administration mapping table aanstaat. Standaard is Standaardwaarde gebruiken gekozen.
Default cost center
Ledger SettingsVul hier de waarde in die APIcenter standaard gebruikt voor de kostenplaats, zoals die in de applicatie bestaat. De waarde wordt alleen gebruikt als Enable use of a default cost center aan staat. Staat die instelling aan en is hier niets ingevuld, dan geeft APIcenter hiervan een melding.
Enable use of a default cost center
Ledger SettingsZet dit aan om een standaardwaarde te gebruiken voor de kostenplaats. APIcenter vult dan de waarde uit Default cost center in wanneer de gegevens zelf geen waarde bevatten. Wil je de standaardwaarde ook gebruiken als er wel een waarde is, gebruik dan Force the usage of the cost center. Standaard staat deze instelling uit.
Enable use of a default journal
Ledger SettingsZet dit aan om een standaardwaarde te gebruiken voor het dagboek. APIcenter vult dan de waarde uit Value to be used as the default journal id in wanneer de gegevens zelf geen waarde bevatten. Wil je de standaardwaarde ook gebruiken als er wel een waarde is, gebruik dan Force the use of the default journal Id. Standaard staat deze instelling uit.
Force the usage of the cost center
Ledger SettingsZet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Default cost center te gebruiken voor de kostenplaats, ook als de gegevens zelf al een waarde bevatten. Staat dit uit, dan is de standaardwaarde alleen een terugval voor als er geen waarde in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable use of a default cost center. Standaard staat deze instelling uit.
Force the use of the default journal Id
Ledger SettingsZet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Value to be used as the default journal id voor het dagboek te gebruiken. Staat dit uit, dan wordt het standaarddagboek alleen gebruikt als er geen grootboekrekening in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable use of a default journal. Standaard staat deze instelling uit.
Use default cost center mapping table
Ledger SettingsZet dit aan om de waarde voor de kostenplaats in de gegevens om te zetten met een mappingtabel. Je vult de mappingtabel zelf in. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat deze instelling uit.
Value to be used as the default journal id
Ledger SettingsVul hier de waarde in die APIcenter standaard gebruikt voor het dagboek, zoals die in de applicatie bestaat. De waarde wordt alleen gebruikt als Enable use of a default journal aan staat. Staat die instelling aan en is hier niets ingevuld, dan geeft APIcenter hiervan een melding.
Kies wat APIcenter doet met een waarde voor de kostenplaats die niet in de mappingtabel staat. Met Waarde negeren wordt de waarde leeg gelaten, met Waarde gebruiken wordt de waarde uit de gegevens ongewijzigd gebruikt en met Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde uit Default cost center gebruikt. Standaard is dit Standaardwaarde gebruiken.
Notifications Email address
NotificationsVul hier het e-mailadres in waarnaar APIcenter meldingen stuurt over mislukte activiteiten van deze flow. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter bij Direct het e-mailadres van je account. Er is geen standaardwaarde.
Notifications frequency
NotificationsKies hoe vaak APIcenter meldt dat activiteiten van deze flow zijn mislukt. Bij Direct volgt de melding zodra een activiteit mislukt. Bij Elke 30 minuten, Elk uur, Dagelijks en Wekelijks stuurt APIcenter een overzicht van de mislukte activiteiten die nog niet gemeld zijn. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Standaard is dit Direct.
Receive Notifications
NotificationsZet dit aan om een melding te krijgen als een activiteit van deze flow mislukt. Met Notifications frequency bepaal je hoe vaak je de melding krijgt, en met Notifications Email address en Notifications Slack webhook waar die naartoe gaat. Standaard staat dit uit.
Maximum number of pages to retrieve
Run behaviourDit is het maximale aantal pagina's dat de flow in één run ophaalt. Het aantal items per pagina stel je in bij Use page size. De standaardwaarde is 20.
Use page size
Run behaviourDit is het aantal items dat de flow per API-verzoek ophaalt. Samen met Maximum number of pages to retrieve bepaalt dit hoeveel items één run kan ophalen. De standaardwaarde is 50.
Enable the use of a default tax id
Tax & Tax RatesZet aan om een standaard btw-code te gebruiken. APIcenter vult die dan in als de gegevens geen btw-code hebben. De waarde stel je in bij Value for the default tax id (exclude '%'). Standaard staat de instelling uit.
Force the use of the default tax id
Tax & Tax RatesZet aan om altijd de standaard btw-code te gebruiken, ook als de gegevens al een waarde hebben. Staat de instelling uit, dan gebruikt APIcenter de standaardwaarde alleen als de gegevens geen waarde hebben. Deze instelling hoort bij Enable the use of a default tax id. Standaard staat hij uit.
Use default tax id mapping table
Tax & Tax RatesZet aan om de btw-code uit de gegevens om te zetten met een mappingtabel. APIcenter zoekt de waarde op in de tabel. Wat er gebeurt als een btw-code niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat de instelling uit.
Value for the default tax id (exclude '%')
Tax & Tax RatesHier vul je de standaard btw-code in, zonder het %-teken. APIcenter zet deze waarde in het btw-codeveld, als Enable the use of a default tax id aan staat en de gegevens geen btw-code hebben. Met Force the use of the default tax id gebruikt APIcenter deze waarde ook als er wel een btw-code is.
Hiermee bepaal je wat er gebeurt met een btw-code die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten. Bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan. Bij Standaardwaarde gebruiken gebruikt APIcenter de standaardwaarde uit Value for the default tax id (exclude '%'), als Enable the use of a default tax id aan staat; anders blijft de waarde leeg. Standaard is dit Standaardwaarde gebruiken.