Exact Online-koppeling

Met de Exact Online-koppeling verbindt APIcenter Exact Online met je webshop of andere systemen. APIcenter houdt de gegevens automatisch gelijk via flows: elke flow verplaatst één soort gegevens, zoals klanten, orders of voorraad, van de ene applicatie naar de andere.

Wat je kunt doen met de Exact Online-koppeling

Een paar veelvoorkomende voorbeelden:

• Orders uit je webshop of een ander verkoopkanaal worden in Exact Online aangemaakt, inclusief de klant. Je kiest zelf of dat een order, een factuur, een directe factuur, een verkoopboeking of een kasboeking wordt.
• Creditnota's worden in Exact Online aangemaakt.
• Klanten uit je webshop of CRM worden in Exact Online aangemaakt of bijgewerkt, samen met hun contactpersonen en adressen.
• Artikelen uit Exact Online gaan naar je webshop. Producten uit een ander systeem worden in Exact Online aangemaakt of bijgewerkt.
• De voorraad uit Exact Online gaat naar je webshop. Voorraad uit een ander systeem wordt in Exact Online bijgewerkt.
• Verzendingen, verkooporders, prijslijsten en betalingen uit Exact Online gaan naar een ander systeem.

Welke combinaties mogelijk zijn, hangt af van de flows die de andere applicatie ondersteunt.

Gegevens die je kunt synchroniseren

Gegevens ophalen uit Exact Online:

• Klanten: klanten met hun contactpersonen en adressen.
• Betalingen: de posten van het type Receivables in Exact Online.
• Prijslijsten: staffelkortingen van de prijslijsten die nu actief zijn.
• Producten: artikelen met varianten, categorieën, prijs en voorraad.
• Verkooporders: orders met orderregels, klant en adressen.
• Verzendingen: leveringen met orderregels en track-and-tracenummer.
• Voorraad: de voorraad per magazijn.

Gegevens naar Exact Online sturen:

• Klanten: klanten, contactpersonen en adressen aanmaken of bijwerken.
• Producten: artikelen aanmaken of bijwerken.
• Creditnota's: creditnota's aanmaken.
• Verkooporders: orders als order, factuur, directe factuur, verkoopboeking of kasboeking.
• Voorraad: de voorraad van een artikel in een magazijn bijwerken.

Wat je nodig hebt

• Een Exact Online-administratie en het nummer van die administratie, de divisiecode.
• Een gebruiker die in Exact Online toestemming kan geven aan APIcenter.
• Een verbinding tussen Exact Online en APIcenter. Zie Exact Online koppelen aan APIcenter.
• Een andere applicatie die de gegevens van de gekozen flows kan versturen of ontvangen.

Let op: API-limieten van Exact Online

Exact Online staat per administratie 60 API-aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe. Gaat APIcenter over de limiet, dan weigert Exact Online de aanroep en wacht APIcenter tot het limiet-venster is afgelopen. Zie Exact Online: veelvoorkomende fouten.

Meer dan één administratie

Een verbinding hoort bij één divisiecode. Wil je een flow met een andere administratie laten werken, dan kun je per flow een standaardadministratie instellen, bijvoorbeeld bij Make use of a default administration id van de flow Verkooporders naar Exact Online sturen.

Aan de slag

1. Koppel Exact Online aan APIcenter.
2. Maak een integratie met Exact Online en je andere applicatie en kies de flows die je nodig hebt.
3. Controleer de Exact Online verbindings- en integratie-instellingen en de instellingen van elke flow.